Proje Nasıl Hazırlanır

A- A+
 
 
PROJE HAZIRLAMA KILAVUZUNU İNDİRMEK İÇİN TIKLAYINIZ. 
 
PROJE BAŞVURU REHBERİNİ İNDİRMEK İÇİN TIKLAYINIZ.

 
GENEL BİLGİLER
 
A) PROJELERİN YÜRÜTÜLMESİ
 
Protokolün imzalanmasından itibaren dernek, projede öngörülen faaliyetleri protokol çerçevesinde gerçekleştirmeye başlar. Projenin ilerleyişi PRODES (Proje Destek Sistemi) üzerinden Başkanlığa iletilen raporlar üzerinden değerlendirilir.
Raporlama, gerek ödemeler gerekse projenin devam ettirilmesi bakımından önem arz etmektedir.
 
 
B) PROJESİ DEVAM EDEN DERNEKLERİN DİKKAT ETMELERİ GEREKEN HUSUSLAR
 
1.  Bir projenin sonuçlanmış sayılabilmesi için; yürütmekte olduğu projenin sonuç raporunu ilgili Valiliğe vermiş olması gerekir. Aksi halde derneğin projesi devam ediyor demektir.
2.  Devam eden projesi olan dernekler yeni proje başvurusunda bulunamazlar.
3.  Projesi devam eden derneklerin, projelerinin ilk dönemine ilişkin faaliyet ve harcamalarını içeren Gelişme Raporunu valilik aracılığı ile Bakanlığa göndermeleri gerekmektedir.
4.  Gelişme Raporunun hangi tarihlerde gönderileceği, proje takvimi dikkate alınarak Protokolde belirlenmiştir.
5.  Proje desteği alan derneklerin, proje süresinin tamamlanmasını izleyen en geç bir ay içinde, projenin amacı doğrultusunda yürütüldüğüne ilişkin idari, teknik ve mali tüm sonuçları kapsayan Sonuç Raporunu, valilik aracılığı ile Bakanlığa göndermeleri gerekmektedir.
6.  Gelişme ve Sonuç Raporlarının www.dernekler.gov.tr adresinde yer alan formatlara uygun olarak doldurulması gerekmektedir.
 
 
Ödemeye Esas Teşkil Eden Belgeler Nelerdir?
Proje kapsamında yapılan harcamaları ispata yönelik belgelerin biçimi, harcamaların ve bunların temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve içeriğine göre değişmektedir.
Fatura, fiş, serbest meslek makbuzu, gider pusulası irsaliyesi gibi harcama belgeleri, banka dekontu, banka hesap özeti gibi ödeme belgeleri, personel sözleşmesi, bordro, personelin aylık zaman çizelgeleri, ücret beyanları ve personel giderleri, hizmetin gerçekleştirildiğine dair belgeler ispat edici belgeler olarak kullanılacak belgelerdir. Sipariş formları ve tedarik ile ilgili sözleşmeler de ispatlayıcı belgeler arasında yer almaktadır.
Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri, katılımcı listeleri de ispat edici belgelerdendir.
Proje etkinliklerine katılan hedef kitleye ait katılımcı listelerinin T.C. Kimlik Numarası ve cep telefonu bilgilerinin alınmasına özen gösterilmeli, listeler imzalatılmalıdır.
Hesap defterleri, alt hesaplar, bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi muhasebe kayıtları ve ihale, kabul ve değerlendirme dokümanları sonuç raporunda ispat edici belge ve kayıt olarak kullanılabilir.
 
 
Proje Ürünleri, Satın Alınan Malzeme ve Ekipman Kime Aittir?
Proje faaliyetlerine ilişkin her türlü sayısal veriler ile sesli ve görsel materyaller proje çıktısı olarak değerlendirilir. Proje çıktılarının mülkiyeti proje sahibi derneğe aittir. Ancak, proje çıktılarını Başkanlık izinsiz ve bedelsiz olarak kullanabilir.
 
 
Dernek, proje çıktılarını Başkanlığın yazılı izni olmadan akademik ve benzeri amaçlarla kullandıramaz.
Proje kapsamında satın alınan malzeme ve ekipmanın mülkiyeti proje sahibi derneğe aittir. Bu malzeme ve ekipmanın mülkiyeti dernek demirbaşına kaydedilmek zorundadır. Proje tamamlanmadan her ne suretle olursa olsun 3. Kişilere devredemez.
 
 
Proje Bütçesinden Hiçbir Şekilde Karşılanmayacak Giderler
Aşağıda sayılan giderler hiçbir şekilde Proje Bütçesinden karşılanmayacaktır:
 
Ø Para cezası, faiz, gecikme zammı,
Ø Döviz kuru zararları,
Ø Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları,
Ø İkinci el ekipman alımı,
Ø Arsa, bina ve taşıt alımı,
Ø Yapım işleri (inşaat vb.)
Ø İdari ve mali cezaların asıl ve ferileri ile mahkeme giderleri ve istimlak bedelleri
Ø Hali hazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler
Ø Proje hazırlama çalışmalarının maliyetleri
Ø Proje teklifinde öngörülen faaliyetler dışındaki faaliyetler için yapılan harcamalar (bakanlık onayıyla yapılan faaliyet değişiklikleri hariç)
Ø Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar
Ø Proje uygulama dönemi dışında gerçekleşmiş faaliyetlere yönelik harcamalar
Ø Belgelendirilmemiş her türlü harcama.
 
 
C) GELİŞME RAPORLARI NE ZAMAN SUNULUR?
 
Proje raporlama süreci iki dönemden oluşur, ilk dönem projenin toplam süresinin yarısını ifade eder. Bu dönemin sonunda dernek yöneticilerince, yardımın amaca uygun kullanıldığına ilişkin harcama belgeleri, bilgi ve kayıtların bir örneği ile proje kapsamındaki gelişme raporu 2 (iki) nüsha olarak düzenlenir.
Gelişme raporlarında belirtilen harcamalar gerçeği yansıtmalıdır. Bu harcamaların tutarları ve dönemleri gelişme ve sonuç raporlarının değerlendirilmesi sırasında kontrol edilecektir. Gelişme raporlarına proje faaliyetleriyle ilgili sesli ve görsel (video, fotoğraf vb.) materyal (yalnızca elektronik ortamda) eklenir.
 
Gelişme Raporu Örneği için TIKLAYINIZ 
 
 
D) PROJELERİN SONUÇLANMASI
 
Projeler, sonuç raporunun PRODES(Proje Destek Sistemi) üzerinden Başkanlığa iletilmesi halinde sonuçlanmış sayılır. Sonuç raporu, faaliyetlerle ilgili detaylı bilgi ve dokümanları içerir şekilde Başkanlığa PRODES(Proje Destek Sistemi) üzerinden iletilir.
Sonuç raporu, protokolün imzalanmasından projenin bitimine kadar geçen süreçte gerçekleştirilen faaliyetleri kapsayacak biçimde düzenlenmeli ve projenin nihai sonuçlarını göstermelidir.
Sonuç raporuna proje kapsamında yapılan giderleri kanıtlayan belgelerin onaylı suretleri eklenir. Yazılı, sesli ve görsel proje çıktıları, görünürlük sağlamada kullanılan materyallere ait örnekler, fotoğraf ve kamera görüntüleri de sonuç raporuna eklenmelidir.
Sonuç raporunun, proje bitiş tarihinden itibaren en geç bir ay içerisinde PRODES(Proje Destek Sistemi) üzerinden Başkanlığa iletilmesi gerekmektedir.
Raporun normal süresinde sunulamaması halinde, bu yükümlülüğün zamanında yerine getirilemeyeceğine ilişkin kabul edilebilir bir mazeret(Proje bitiminden itibaren sonuç raporu verme süresi olan bir ay içerisinde) Valiliğe bildirilmelidir. Valilik, mazereti uygun bulması halinde, 10 günden fazla olmamak üzere ek süre verebilir.
Sonuç raporu, Valiliklerce belirlenecek proje izleyici/denetleyiciler tarafından ekindeki harcama belgeleri ve yapılan faaliyetlere ilişkin bilgi ve belgeler çerçevesinde dosya üzerinden incelenir. İzleyici/denetleyici, inceleme sonucundaki değerlendirmelerini bir rapor halinde Valiliğe sunar.
 
Sonuç Raporu Örneği için TIKLAYINIZ 
 
 
E) PROJELERİN İZLENMESİ VE DENETLENMESİ
 
İzleme ve denetlemenin temel amacı, Bakanlıkça verilen desteğin belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanılmasını, projelerin kurallara göre uygulanmasını, proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesini ve proje yürütücüsüne bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanmasını temin etmektir.
Bu nedenle projeler, Protokol hükümleri, proje takvimi, görünürlük kuralları ve diğer hususlar dikkate alınarak valiliklerce görevlendirilen proje izleyici/denetleyiciler tarafından izlenir ve denetlenir.
İzleme ve denetlemeler, gelişme raporları ve sonuç raporları üzerinden veya yerinde inceleme suretiyle yapılabilir. Tespit edilen aksaklıklar İzleme Tutanağına bağlanarak proje koordinatörünün veya dernek yöneticilerinin gerekli düzeltmeleri yapması sağlanır.
Öngörülen amaç ve çalışma programına uygun olarak yürütülmediği tespit edilen projeler geçici olarak durdurulabilir veya iptal edilebilir.